Eine Abmahnung ist die förmliche Rüge eines konkreten Fehlverhaltens eines Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber beschreibt den Vorfall im Detail, macht deutlich, dass dadurch gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen wurde, und verbindet dies mit einer Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung, falls sich das Verhalten nicht ändert.
Eine Abmahnung ist in der Regel immer dann erforderlich, wenn der Arbeitgeber wegen eines steuerbaren Fehlverhaltens später eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht zieht. Sie soll dem Arbeitnehmer zunächst die Chance geben, sein Verhalten zu ändern. Nur in besonders schweren Fällen, etwa bei gravierendem Vertrauensbruch, kann eine vorherige Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein.
Typische Abmahnungsgründe von Arbeitnehmern sind zum Beispiel wiederholte Unpünktlichkeit, Arbeitsverweigerung, Verstöße gegen Arbeitsanweisungen, unentschuldigtes Fehlen, übermäßige oder unerlaubte private Internetnutzung, Beleidigungen sowie sonstige Pflichtverletzungen im Umgang mit Kunden oder Kollegen. Entscheidend ist immer der konkrete Einzelfall und ob eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt wurde.
Eine wirksame Abmahnung muss das Fehlverhalten konkret und nachvollziehbar beschreiben. Dazu gehören insbesondere Datum, Uhrzeit und der Sachverhalt des Vorfalls. Es muss deutlich werden, welcher Vertragsverstoß vorliegt, der Arbeitnehmer muss zur künftigen Verhaltensänderung aufgefordert werden, und es muss eine klare Kündigungsandrohung für den Wiederholungsfall enthalten sein. Nur so erfüllt die Abmahnung ihre Rüge- und Warnfunktion.
Abmahnungen können zwar grundsätzlich auch mündlich erfolgen, üblich und aus Nachweisgründen sinnvoll ist jedoch die schriftliche Form. Eine schriftliche Abmahnung lässt sich später besser dokumentieren, prüfen und gegebenenfalls im Streitfall vor Gericht vorlegen. Sie sollte vom Arbeitgeber oder einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben werden.
Abmahnen darf der Arbeitgeber selbst oder eine Person, die vom Arbeitgeber mit entsprechenden Weisungs- und Disziplinarbefugnissen ausgestattet ist, etwa die Personalleitung oder Vorgesetzte mit ausdrücklicher Befugnis. Wichtig ist, dass für den Arbeitnehmer erkennbar ist, dass die Abmahnung von einer hierzu berechtigten Stelle ausgesprochen wird.
Eine Abmahnung kann nur in absoluten Ausnahmefällen entbehrlich sein. Dies kann etwa bei schweren Pflichtverletzungen wie Diebstahl zulasten des Arbeitgebers oder massiven Beleidigungen der Fall sein.
Abmahnungen werden häufig in der Personalakte des Arbeitnehmers dokumentiert. Das hat Auswirkungen auf spätere Personalentscheidungen und kann im Fall weiterer Pflichtverstöße eine Rolle spielen. Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, eine Gegendarstellung zur Personalakte zu reichen oder die Entfernung einer aus ihrer Sicht unberechtigten Abmahnung aus der Personalakte zu verlangen.
Häufige Fehler sind pauschale Vorwürfe, die das Fehlverhalten nicht genau genug beschreiben, eine fehlende oder zu unklare Warnung vor möglichen Konsequenzen, oder ein falscher Aussteller, wenn die abmahnende Person hierzu nicht befugt ist. Problematisch ist auch, wenn mehrere unterschiedliche Sachverhalte unsauber vermischt werden oder der Arbeitgeber zu lange zuwartet.
FAQ
Nein, nur vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist in der Regel eine Abmahnung erforderlich, damit der Arbeitnehmer sein Verhalten ändern kann.
Eine Abmahnung muss sehr konkret sein. Der genaue Vorfall mit Datum, Uhrzeit und Ort sollte beschrieben werden, ebenso die verletzte Pflicht und die erwartete Verhaltensänderung. Allgemeine oder pauschale Formulierungen reichen meist nicht aus.
Eine mündliche Abmahnung ist rechtlich grundsätzlich möglich, lässt sich aber im Streitfall schwer nachweisen. Daher empfehlen wir dem Arbeitgeber in der Praxis die schriftliche Abmahnung, um Inhalt und Zugang belegen zu können.
Eine feste Anzahl von Abmahnungen gibt es nicht. Häufig reicht eine wirksame Abmahnung aus, wenn der Arbeitnehmer das gleiche oder ein vergleichbares Fehlverhalten wiederholt. Bei weniger schwerwiegenden Pflichtverstößen kann im Einzelfall auch mehr als eine Abmahnung angemessen sein.
Grundsätzlich kann eine Abmahnung mehrere Pflichtverletzungen enthalten. Wichtig ist aber, dass jeder einzelne Vorwurf klar, getrennt und nachvollziehbar dargestellt wird.